การจะผลักดันให้หน่วยงานหรือองค์กรประสบความสำเร็จ ย่อมต้องมีปัจจัยสำคัญต่าง ๆ ประกอบกันเพื่อช่วยส่งเสริมให้ทุกส่วนขององค์กรขับเคลื่อนไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งหนึ่งในปัจจัยสำคัญนั้นคือ การสื่อสารภายในองค์กรที่ดี เราเชื่อว่าคนทุกคนมีส่วนในการสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารภายในองค์กรที่ดี ไม่ว่าจะอยู่ตำแหน่งใดก็ตาม ตั้งแต่ระดับผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือแม้แต่พนักงานปฏิบัติการ การสื่อสารที่ดีจะช่วยให้การทำงานมีความราบรื่น ติดขัดน้อย สร้างบรรยากาศของการช่วยเหลือ และเติบโตประสบความสำเร็จไปด้วยกัน ลองมาดูตัวอย่างการสื่อสารภายในองค์กรที่ดีจะมีส่วนช่วยอย่างไรบ้าง

การสื่อสารภายในองค์กรระหว่างผู้บริหารกับพนักงานทุกคน สร้างแรงศรัทธาสู่เป้าหมายเดียวกัน

หากคุณเป็นระดับผู้บริหาร การสร้างความเข้าใจร่วมกันกับพนักงานทุกคนถึงวิสัยทัศน์ พันธกิจ ความเชื่อ และคุณค่าหลักที่องค์กรให้ความสำคัญ เป็นสิ่งที่ต้องทำให้พนักงานทุกคนเข้าใจตั้งแต่เริ่มต้นก้าวเท้าเข้ามาร่วมเป็นส่วนหนึ่งในองค์กร ซึ่งตรงนี้ HR อาจช่วยเกริ่นได้บ้าง แต่การจะทำให้พนักงานทุกคนประทับใจในความเป็นผู้นำขององค์กร ก็เป็นเรื่องที่ผู้บริหารต้องทำด้วยตัวเองเช่นกัน และแน่นอนว่าต้องมาพร้อมกับบุคลิกที่ดูน่าเชื่อถือ แม้ปัจจุบัน CEO ที่เฟรนด์ลี เข้าถึงง่าย และเปิดรับทุกความเห็น ทุกคำถาม จะเป็นที่ประทับใจพนักงานคนรุ่นใหม่มากกว่า แต่การสื่อสารในเรื่องที่จริงจัง เช่น อนาคตขององค์กร เป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว ตลอดจนการขอความร่วมมือให้พนักงานทุกคนทุ่มเททำงานเพื่อผลประโยชน์ร่วมกัน ก็เป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องสื่อสารอย่างจริงใจและสร้างแรงศรัทธาให้ได้เช่นกัน

ดังนั้น จึงควรมีการจัดเซสชั่นที่ให้ผู้บริหารและพนักงานทุกคนมาอยู่ร่วมพูดคุยกัน เพื่อสร้างบรรยากาศของการมีส่วนร่วม ความสามัคคี เป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน โดยอาจพิจารณาช่วงเวลาที่เหมาะสม เช่น การจัดประชุมใหญ่เดือนละครั้ง หรือทุกครั้งที่มีการสัมมนาหรือฝึกอบรมใหญ่ หรือช่วงการจัดงานเอาต์ติงของบริษัท เป็นต้น  

การสื่อสารภายในองค์กรระดับแผนก ก้าวข้ามทุกปัญหาอย่างปกติสุข

หากย่อสเกลลงมาหน่อยอย่างการสื่อสารภายในแผนก คนที่อยู่แผนกเดียวกันก็เหมือนกับคนที่อยู่ในครอบครัว หรือหมู่บ้านเดียวกัน โดยมีผู้จัดการแผนกเป็นหัวหน้าครอบครัว หรือผู้ใหญ่บ้าน แต่ละแผนกก็อาจจะมีบุคลิกหรือวัฒนธรรมประจำแผนกของตัวเอง เช่น เฮฮา วิชาการ สู้ชีวิต เป็นต้น ซึ่งการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการกับพนักงานในแผนกมีความสำคัญมาก เพราะจะมีความใกล้ชิดกันมากกว่า ถึงระดับรู้ว่าพนักงานคนไหนมีนิสัยอย่างไร และควรจะใช้วิธีการพูดคุยอย่างไร และผู้จัดการจะเป็นผู้รับสารจากฝ่ายบริหารมาแจ้งแก่พนักงานในแผนกอีกที ในเรื่องที่ฝ่ายบริหารคาดหวังต่อการทำงาน และหากพนักงานเกิดปัญหาใด ๆ ไม่ว่าจะเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัวที่ส่งผลต่องาน การสื่อสารกับผู้จัดการจะช่วยลดความอึดอัดคับข้องใจในปัญหาต่าง ๆ ได้เป็นอันดับแรก และนำไปสู่แนวทางการแก้ปัญหาในลำดับต่อ ๆ ไป ทำให้พนักงานสามารถทำงานต่อได้อย่างปกติสุข และไม่ให้ปัญหาเหล่านั้นเกิดซ้ำอีก

ซึ่งการสื่อสารภายในองค์กรระดับแผนก หากคุณเป็นผู้จัดการ การรับฟังปัญหาของพนักงานอย่างใส่ใจและหาทางแก้ปัญหาร่วมกันอย่างจริงใจ จะทำให้คุณได้ใจพนักงานไปเต็ม ๆ ซึ่งแน่นอนว่าคุณก็ต้องมีวิธีการแก้ปัญหาที่รวดเร็ว เห็นผลจริง และบอกกล่าวความคืบหน้าในการแก้ปัญหาแก่พนักงานเสมอ ๆ หากคุณเป็นพนักงานที่ประสบปัญหา การไม่เก็บงำและบอกกล่าวปัญหาที่แท้จริง ตรงจุด โดยพยายามหลีกเลี่ยงเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้องและตัดการใส่อารมณ์ที่เกินเลยออกไป จะช่วยให้ผู้จัดการสามารถโฟกัสปัญหาที่แท้จริงได้อย่างรวดเร็ว และคุณก็จะไม่กลายเป็นคนโวยวายเจ้าอารมณ์จนคนอื่นมองข้ามปัญหาของคุณ และเห็นแต่ความเกรี้ยวกราดของคุณอย่างเดียว

และนี่เป็นเพียงตัวอย่างของการสื่อสารภายในองค์กรที่ดี ซึ่งกว่าจะเป็นผู้ที่สามารถสื่อสารได้ดีก็ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ฝึกฝนได้ และปัจจุบันมีกลยุทธ์การสื่อสารที่ควบรวมเอาแนวทางจิตวิทยามาใช้ให้ได้ผลมากยิ่งขึ้น สำหรับใครที่ต้องการฝึกการสื่อสารของตัวเองให้พัฒนายิ่งขึ้น ลองดูสถาบันที่น่าเชื่อถือ และมีรีวิวจากผู้ฝึกอบรมจริง เพื่อให้การสื่อสารของคุณมีคุณภาพตรงตามเป้าหมายดังใจต้องการ